Документы характеризующие деятельность предприятия. Финансово-хозяйственная деятельность предприятия. Оформление деловой переписки

В первую очередь в данном разделе необходимо проанализировать комплекс документов, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность рассматриваемой фирмы. В сам раздел «Финансовый план» или в Приложение к бизнес-плану могут быть включены финансовые документы последнего отчетного периода. Формы финансовой отчетности желательно привести к требованиям международных стандартов.

Три основных параметра организационной структуры включают разделение труда, продолжительность управления и разделение полномочий. Разделение труда осуществляется в соответствии с принципом функциональной специализации или предметной специализацией. Диапазон управления - это количество сотрудников, непосредственно подчиненных менеджеру. Разделение полномочий связано с проблемой однолинейного или многолинейного управления. Однако наряду с структурами лайнеров функциональные и линейно-штатные структуры существуют в рамках традиционных структур.

Планово-отчетную документацию целесообразно разрабатывать и представлять в виде системы:

1) оперативный план (отчет);

2) план (отчет) доходов и расходов;

3) план (отчет) движения денежных средств;

4) балансовый отчет (план).

Оперативный план (отчет) отражает за каждый период результаты взаимодействия фирмы и ее целевых рынков по каждому товару и рынку. Основные показатели оперативного плана (отчета): рыночный потенциал фирмы в единицах данного товара, цена товара, объем продаж, доля фирмы в отраслевом рынке по данному товару, количество товаров в единицах, произведенных фирмой, запасы данного товара на складах на конец отчетного периода.

Взято из книги «Менеджмент», изданной издательством Града в год. Основными параметрами организационной структуры, которые характеризуют саму суть ее архитектуры, являются разделение труда, промежуток управления и разделение полномочий. Разделение параметра труда определяет, как отдельные виды деятельности - элементы структуры процесса - назначаются отдельным рабочим местам - элементам структуры.

Оформление деловой переписки

Параметр диапазона управления связан с иерархией организационной структуры и указывает, как уже упоминалось выше, количество сотрудников, напрямую подчиненных одному супервизору. Параметр распределения мощности указывает, как распределяется мощность управления в вертикальном измерении, что связано с проблемами централизации, соответственно. децентрализации и горизонтального измерения, что связано с проблемой однолинейного или многолинейного управления.

План (отчет) доходов и расходов по производству товаров показывает, получит ли фирма прибыль от продажи каждого из товаров. В него обычно включают следующие показатели: выручку от продаж данного товара, производственные издержки на него, общепроизводственные издержки по статьям, налоги и отчисления, чистую прибыль, прибыль, остающуюся в распоряжении фирмы. Этот документ разрабатывается экономической службой фирмы по каждому из товаров.

Общий объем работы, которую организация должна выполнить для достижения своих целей, - это широкий спектр разнообразных видов деятельности. Ряд мероприятий, включая последовательные, информационные и материально-энергетические отношения, как мы уже говорили, представляет собой структуру процесса. Одной из основных задач создания организационной структуры является оптимизация группировки этих действий в отделах, чтобы создать единую структуру.

Верно, что эта группировка основана на двух общих принципах, а именно на принципе функциональной специализации и на принципе специализации. Согласно принципу функциональной специализации, единичная структура создается путем группирования деятельности в зависимости от степени сходства, независимо от характера или определения результата этих действий. Основная цель - объединить осуществление мероприятий по повышению производительности труда.

План (отчет) движения денежных средств показывает процесс поступлений и расходования денег в процессе деятельности фирмы. Основные показатели: выручка от продажи товаров, денежные издержки на производство и реализацию товаров, налоги, отчисления, дивиденды, инвестиции, закупки, процентные издержки, погашение кредитов, суммарные затраты денежных средств, добавление к активной части баланса. Является непосредственным результатом планирования. Разрабатывается финансовой службой фирмы.

Документы по личному составу

В соответствии с принципом рассматриваемой специализации создаются относительно отдельные подсистемы, которые служат для производства товаров или услуг определенного характера или назначения. Основная цель - упростить управление из-за сокращения сотрудничества.

Даже самая сложная структура является результатом сочетания этих двух общих принципов. Другими организационными принципами, как это обычно бывает с управленческой литературой, являются их особые случаи. Чтобы проиллюстрировать, как применять эти принципы при группировании действий в департаменты, давайте представим ситуацию, показанную на рисунке «Модель структуры деятельности - начальное состояние».

Балансовый отчет подводит итоги экономической и финансовой деятельности фирмы за отчетный период. В нем содержится полный перечень активов и пассивов фирмы. Этот документ показывает чистую стоимость и ликвидность фирмы. Кредиторы, как правило, запрашивают балансовый отчет. Последний также необходим при подаче налоговой декларации. Он обычно разрабатывается бухгалтерией.

Это модельный вид повторного производства пяти различных типов продуктов. Для реализации каждого типа продукта требуются конкретные действия. Сначала вам необходимо создать информацию о том, как и из какого продукта производить. Это обеспечивает, соответственно, мероприятия по развитию. техническая подготовка продукции. Затем следуют закупочные мероприятия, предоставляющие сырье, материалы и приобретенные полуфабрикаты и комплектующие. Основная часть деятельности производственного предприятия - производство.

Для более сложного производства целесообразно разделить его на фазы. Например, машиностроение - это, как правило, производство полуфабрикатов, производство компонентов и сборка. Важной группой мероприятий является продажа, включая продажи и послепродажное обслуживание.

В указанных планово-отчетных документах отражаются планируемые и фактические величины показателей за отчетный период. Продолжительность планово-отчетных периодов в зависимости от конкретных условий может изменяться в пределах: месяц, квартал, полгода, год.

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами.

Группировка мероприятий по отделам в соответствии с их взаимным сходством, согласно принципу функциональной специализации, показана на рисунке «Модель структуры деятельности - группировка в соответствии с принципом функциональной специализации». Тот факт, что отдельные специализированные мероприятия выполняются в соответствующих отделах для всех продуктов вместе, приводит к совокупности выполнения этих мероприятий и создает благоприятные условия для повышения производительности труда и достижения эффекта масштаба.

Результатом является сокращение расходов на исполнительную деятельность. Однако для этих положительных эффектов существует потребность в большом сотрудничестве между этими отделами. Только сотрудничество всех шести отделов, Департамент развития начинается и отдел продаж заканчивается, достигается максимальная производительность. Это предъявляет чрезвычайные требования к управлению бизнесом в целом и приводит, в его последствиях, к увеличению затрат на управление. Существует централизация управления, что находит отражение в существовании большого числа отделов персонала на уровне генерального директора.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Примечание. В широко используемой типологии организационных структур, как указано в управленческой литературе, структура, сформированная по принципу функциональной специализации, называется функциональной структурой. Модель структуры деятельности - группировка в соответствии с принципом рассматриваемой специализации. Группировка мероприятий в отделах по продуктам, выполнение которых в соответствии с принципом соответствующей специализации приводит к решению, показанному на рисунке «Модель структуры деятельности - кластеризация в соответствии с принципом рассматриваемой специализации».

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распоряди-тельной и других систем документации.

Единичная структура, основанная на принципе рассматриваемой специализации, состоит из пяти отделов, каждая из которых специализируется на производстве одного типа продуктов, включая всю необходимую безопасность. Департаменты, которые обычно называются подразделениями, являются автономными; внутрикорпоративное сотрудничество, необходимое для реализации продуктов, в принципе не превышает их пределов. Это, по сравнению с предыдущей моделью, приводит к существенному сокращению общих отношений сотрудничества и, как следствие, к ослаблению управления и снижению управленческих издержек.

Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

    организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

    С другой стороны, отсутствие агрегирования исполнительной деятельности не позволяет обеспечить аналогичную производительность труда и экономию за счет масштаба, как в предыдущем случае, и, следовательно, стоимость исполнительной деятельности выше. Вышеупомянутая структурная структура, созданная в соответствии с принципом рассматриваемой специализации, называется структурой продукта в типологии организационных структур в управленческой литературе. Напомним в этой связи, что применение принципа рассматриваемой специализации «создает относительно отдельные подсистемы для производства товаров или предоставления услуг определенного характера или обозначения».

    распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция;

    информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т. д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Речь идет не только о тех же продуктах или услугах, но также о продуктах или услугах одного и того же клиента или территории. Например, отдельные объекты размещения можно разделить на объекты для молодежи, семьи с детьми, пожилые люди и требовательные клиенты, отдельные розничные сети разделены по территории, чтобы быть как можно ближе к своим клиентам.

В типологии организационных структур рассматриваемые структуры называются структурой клиента или территориальной структурой. Две структуры, одна из которых организована в соответствии с функциональным принципом, а другая в соответствии с принципом специализации, о которой идет речь, представляют собой две противоположные граничные схемы. На практике, и особенно с более крупными организациями, мы обычно видим, как уже было сказано, сочетание обоих этих принципов.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих для организационно-распорядительных документов (ОРД) и бланках для писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

На рисунке «Модель структуры деятельности - сочетание принципа функциональной и предметной специализации» мы приводим пример одной из многих возможных комбинаций принципа функциональной и предметной специализации. В этом примере предполагается, что продукт 1 значительно отличается от других продуктов не только с точки зрения производства, но и с точки зрения дизайна, материальной безопасности и продаж. Кроме того, предполагается, что он производится в больших количествах, что обеспечивает разумную производительность и экономию за счет масштаба.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. При угловом центрированном расположении все реквизиты, размещенные в углу листа, выравниваются (центрируются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

По этим причинам принцип специализации применяется в этом комплексе мероприятий, и продукт 1 всесторонне предоставляется в отдельном подразделении. Другие продукты более похожи. На основе принципа функциональной специализации деятельность по разработке и технической подготовке продуктов для продуктов от 2 до 5 объединяется в одну единицу, аналогично, закупочная деятельность объединяется. Другие виды деятельности, т.е. отдельные этапы производства и продаж, настолько специфичны для продукта 2, что их группировка с аналогичными видами деятельности других продуктов в соответствии с принципом функциональной специализации не будет выгодна с точки зрения экономии за счет масштаба.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.

Поэтому они объединяются в одну единицу в соответствии с принципом специализации. С другой стороны, первая фаза производства - производство полуфабрикатов - объединяется для продуктов от 3 до 5 по принципу функциональной специализации. Оставшиеся действия продукта 3 сливаются в соответствии с принципом специализации, группировка оставшихся видов деятельности продуктов 4 и 5 осуществляется в соответствии с принципом функциональной специализации.

Модель структуры деятельности - сочетание принципа функциональной и предметной специализации. Следует помнить, что структурирование имеет место - особенно в крупных организациях - не на одном, а на нескольких уровнях. На каждом уровне разбивка может быть выполнена в соответствии с другим из двух принципов. Это можно продемонстрировать на примере двух крупных машиностроительных предприятий, одна из которых характеризуется очень диверсифицированной производственной программой, а другая по производственной программе очень узкая.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром-образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

В случае очень диверсифицированной производственной программы разделение бизнеса на части обычно реализуется в соответствии с принципом рассматриваемой специализации, что приводит к созданию относительно отдельных подразделений в форме подразделений. Например, могут быть подразделения для производства трамваев, электровозов, атомной энергетики и котельного производства. Организационная структура такой компании показана на рисунке «Крупное машиностроительное предприятие с диверсифицированной производственной программой».

Информационно - справочные документы

На более подробном уровне разделение разделов на части. Если одно из этих подразделений достаточно велико, и его производственная программа все еще очень диверсифицирована, даже на этом уровне организационная разбивка также может быть выполнена в соответствии с принципом специализации. По этой причине производство каждой из этих двух групп котлов осуществляется в отдельной операции. Чаще всего, однако, существует случай, когда деление дивизий осуществляется в соответствии с принципом функциональной специализации.

В перечень реквизитов ОРД входят следующие:

    Государственный герб.

    Эмблема организации, учреждения, предприятия.

    Изображение наград.

    Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

    Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

    Наименование министерства или ведомства.

    Наименование учреждения, организации, предприятия.

    Наименование структурного подразделения.

    Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

    Место составления или издания.

    Гриф ограничения доступа к документу.

  1. Гриф утверждения.

    Резолюция.

    Заголовок к тексту.

    Отметка о контроле.

  2. Отметка о наличии приложения.

  3. Гриф согласования.

  4. Отметка о заверении копий.

    Фамилия исполнителя и номер телефона.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Отметка о переносе данных на машинный носитель.

    Отметка о поступлении.

    Предупредительный знак.