Классификация распорядительных документов. Классификация ОРД: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Этапы подготовки распорядительных документов

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Конгресс: к концу шестидесятого Конгресса; Ведомственный: до конца календарного года. Пересмотрен и расширен. 3-е изд. Первоначально предполагалось, что он будет выпущен в двух томах, второй - предметный указатель, но не был опубликован. Содержит индекс правительственных авторов.

Особенно ценен для его исторических заметок об агентствах и сериях. Суперинтендант документов Список полных библиотек библиотеки документов с сопроводительными индексами. Вашингтон: Институт исторических документов, 5 томов и 118 барабанов микрофильма.

Пул, Мэри Элизабет. Классификация документов, включая объяснение системы классификации суперинтендантов документов и алфавитный указатель организаций-авторов правительства США. 5-е изд. Полезно для идентификации обработанных публикаций. Приводится индекс правительственного автора, но нет индекса категории или серии. Краткие истории агентств включены.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Институт экономики, управления и права (г. Казань)

Набережночелнинский филиал

Факультет менеджмента и инженерного бизнеса

Контрольная работа

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Андрио, Донна, Ред. Включает больше информации, чем Классификация документов. Номера пунктов депозитарной библиотеки включены. Индексы включают: хронологию класса агентства; Индекс агентства; и индекс заголовка. Хронология Класса Агентства является ценным источником информации для отслеживания федеральных агентств. Документальная классификация Выдержки из Руководства по классификации документов в Общем файле нации Колумбии. Классификация - это интеллектуальная работа по распоряжению любым элементом в заранее установленной схеме, плане или структуре. Документальная классификация представляет собой набор технических и административных операций, целью которых является документальная группировка, связанная в иерархической форме с органическими или функциональными критериями для раскрытия ее содержания. Процесс Классификация - это первый шаг комплекса процессов, предназначенных для организации архивов, которые стремятся контролировать, восстанавливать и сохранять информацию, содержащуюся в документах, для административного, правового и научного использования. Документарные группировки. Это набор документов, создаваемых административной единицей, при осуществлении своих функций, которые, согласно своей иерархии, показанной на диаграмме, создают фонды, разделы, подразделы, серии и документальные отчеты. Документарный фонд. Это совокупность документации, подготовленной и полученной учреждением, в развитии ее функций или деятельности. Документальный раздел Это подразделение фонда, идентифицированное с документальным производством подразделения или административного или функционального подразделения учреждения, производящего фонд. Подраздел документария Это подразделение документального раздела. Этот подраздел отвечает за конкретные функции и действия в этом разделе. Каждый раздел и подразделение состоят из документов, сгруппированных последовательно. Подготовительный документальный фильм Это подразделение документальной серии. Он состоит из набора документальных единиц, созданных в рамках аналогичных административных действий. Документальное подразделение является физическим результатом деятельности, выполняемой в административных единицах, функциями, которые ей были назначены. Документальное устройство может быть простым или сложным. Типы документа - это выражение как личной, так и административной деятельности, отражаемой в конкретном носителе и с теми же конкретными внутренними символами для каждого из них, которые определяют их содержание. Классификация - это архивная операция, состоящая из создания категорий или групп, которые отражают иерархическую структуру. Это может быть: Классификация средств внутри регистрационного депо. Классификация разделов или подразделов внутри фонда. Классификация серий в разделе или подраздел. Классификация должна отражать структуру каждого объекта таким образом, чтобы документальные группировки в результате чего подразделения учреждения. Документарные группы Организационная структура Документальный справочник Объект Документальные разделы Зависимости Высшая иерархия Документальные подразделы Рабочие группы Определение Определение документальной классификации - это интеллектуальная работа, посредством которой определяются и устанавливаются документальные группировки в соответствии с органично-функциональной структурой организации. Классификация подразумевает, чтобы определить происхождение документов с учетом органической структуры и функций, разработанных учреждением в процессе его управления. Классификация Источник: определение структурных функций Элементы классификации Шелленберг утверждает, что классификация может основываться на трех элементах: Действия Действия могут проявляться тремя способами: функциями, которые являются атрибутами, назначенными учреждению для выполнения и выполнения целей, для которых оно было создано. Организационная структура Документы создаются в разных зависимостях каждого объекта, однако они должны быть сгруппированы таким образом, чтобы отражать структуру организации. Субъекты. Обращайтесь к конкретному содержанию документа. Основой классификации классификации является адаптация документарного фонда к структуре субъекта, который его производит или производит, как только идентифицируются административные и архивные категории, в которых отражается документ, создающий учреждение. Документальная классификация основана на: применении принципов происхождения и первоначального порядка для определения категорий и групп, которые отражают иерархическую структуру фонда. Идентификация функций, присвоенных единицам. Вопросы, которые обрабатывает каждый административный департамент процесс классификации, происхождение позволяет идентифицировать создателей документов, которые могут быть: Институциональными, которые относятся ко всем документам, созданным субъектом. Административный, где источник предоставляется единицами, называемыми административными единицами, подразделениями или разделами, в которых организации организованы в соответствии с организационной структурой. Применение принципа происхождения. Концепция происхождения должна применяться ко всему объекту, включая наименьшую единицу, которая выполняет определенные и определенные функции, от которых она несет прямую ответственность. Чтобы применить принцип происхождения, важно учитывать следующие аспекты: Определить имя субъекта или автора документов. Перестройте иерархическую организацию создающей организации. Укажите функции и действия, соответствующие каждой зависимости. Следующий пример иллюстрирует применение принципа провенанса в Муниципальном архиве Сабанета: Материал составлен: Мэри Луз Лопес Эрнандес, инструктором архивистики. В органической структуре этого муниципалитета Министерство финансов отвечает за управление, сохранение, увеличение и обновление муниципального имущества, а также то, что он делает, - это привлекать экономические ресурсы и управлять ими, чтобы вернуть их в сообщество посредством инвестиций в инфраструктурные работы и предоставления услуг, при поддержке областей: Налогового, Бюджетного, Бухгалтерия и Казначейства во главе с Министром финансов. В этом контексте документы, созданные Министерством финансов по происхождению, составят документальный раздел, в который будут включены документы, подготовленные при разработке описанных выше функций. Кроме того, этот Секретариат делегирует некоторые функции в областях работы: налоги, бюджеты, бухгалтерский учет и казначейство. Документы, подтверждающие выполнение этих делегированных функций, будут соответствовать соответствующим документарным подразделам. Происхождение Документальные группы Муниципалитет Сабанета Фондо Муниципалитет Сабанета Министерство финансов Документальный раздел Налоги Документальный подраздел Бюджеты Документальный подраздел Учет Документация Подраздел Казначейство Документарное вспомогательное имущество Преимущества применения Принципа Происшествия Он служит для защиты целостности документарных кластеров. Это позволяет правильно найти документ в соответствующем ему Фонде в соответствии с его деятельностью или функцией. Он применяется ко всем задачам, связанным с архивной задачей. Принцип первоначального заказа Это тот, который относится к порядку, который документы сохраняют в серии, в соответствии с порядком, в котором документы, которые материализуют действия и трудолюбие, направленные на административное решение некоторых определенных, инициированных и разрешенных в офисе, имеет определенную конкуренцию. Следовательно, естественный порядок документов должен соблюдаться и выражаться в причинно-следственных отношениях. Применение принципа оригинального заказа Этот архивный принцип в классификации применяется из знания административных процедур, определяющих порядок подготовки документов для разработки процедуры. При классификации, согласитесь установить, насколько это возможно, примитивный порядок документов в соответствии с порядком, в котором они были сгенерированы в соответствии с административной процедурой. Это может быть достигнуто, если все офисы или административные единицы, производящие документы, знают свои функции и их участие в различных административных процедурах. Первоначальный заказ связан с документальными единицами, в которых отражены действия, продвигаемые в разрешении вопроса, который по функции присваивается подразделению для достижения целей, для которых он был создан. Для того, чтобы принцип первоначального заказа выполнял свою цель, он должен сохранить документальные взаимосвязи, которые ему присущи; то есть статус каждого документа соблюдается в соответствии с местом, которое занимает заданный шаг. Таким образом, каждый блок документа должен соответствовать документам, которые соответствуют ему в соответствии с каждой процедурой, так что при пересмотре единицы документа это отражается на создании и использовании документов, а также на причине их создания. Пример. Основываясь на приведенном выше примере, бюджетная область направлена ​​на руководство и контроль за бюджетным управлением муниципалитета в соответствии с инструкциями Главного управления национального общественного бюджета, Общего руководства Национального казначейства и Национального управления счетов, Для достижения своей цели область бюджетов назначила функции, одна из которых заключается в внесении изменений в годовой бюджет, поскольку она соответствует Материалу, составленному: Марией Лузом Лопесом Эрнандесом, инструктором архивистики. Эти процедуры указывают документы, необходимые для административного управления, и указывают порядок их группировки в соответствии с их производством. Этот документарный блок состоит из следующих документов: Копия соглашения об изменении бюджета Экономическое обоснование Бюджетный сертификат Когда документы сгруппированы в соответствии с процедурой, соблюдается архивный принцип первоначального заказа, сохраняя физический порядок документов, созданных в указанном процессе. Короче говоря, у нас есть: Сабанета Муниципальный архив Документальный фильм: Муниципалитет Сабанета Документальный раздел: Министерство финансов Документальный Подраздел: Бюджеты Бюджетные изменения Документальная серия Бюджетные изменения Документарное подразделение Копия соглашения об изменении бюджета Экономическое обоснование Типы Бюджетный сертификат Документальный В заключение можно утверждать, что: Принцип происхождения позволяет узнать, кто создает документы, и по каким причинам Принцип первоначального заказа позволяет вам узнать о шагах, которые необходимо выполнить в таком производстве, чтобы определить, какой документ запущен и которые следуют за ним, чтобы закончить. Функции В классификации функции определяют ряд, соответствующий каждой группе документов, поскольку они являются результатом действий, регулируемых процедурными правилами, в выполнении целей, на которые возложена зависимость. В каждом учреждении существуют общие и конкретные функции. Обычными являются те общие административные функции, которые служат поддержкой для осуществления полномочий любого субъекта. Конкретные развивают миссию сущности и составляют ее смысл существования, делая ее отличной от любой другой. Эти функции делегированы в технических областях. Цель муниципалитета Сабанета заключается в содействии интегральному развитию населения и повышению его качества жизни за счет эффективного использования ресурсов, предоставления государственных услуг и содействия гражданскому участию. Для осуществления функции регулирования и руководства ресурсами, связанными с гражданскими работами и общественными выгодами, у него есть Секретариат планирования и экономического развития, чтобы обеспечить функционирование системы социального обеспечения в здравоохранении с Министерством здравоохранения и социального обеспечения, управление, поддержание, увеличение и обновление муниципального имущества Министерством финансов. В процессе классификации необходимо определить функции зависимостей, поскольку серия документальные фильмы, возникающие в результате выполнение назначенных им функций должно быть расположено в исполняемом ими исполнении. Методологические этапы классификации Классификация и, как указано в картотеке документальной классификации, опубликованной Общим файлом нации: С классификацией реконструируется, как и как организация, которая создала документы. То, что характеризует файл и что конкретно является решающим, - это оригинальная и необходимая ссылка, которую имели документы во время ее создания, выполнение практической, юридической и административной деятельности. Как материал, составленный: Мэри Луз Лопес Эрнандес, инструктором архивистики. Идентификация документарных фондов Документальный фонд представляет собой совокупность документации, подготовленной или полученной каким-либо учреждением или лицом, при разработке его функций или деятельности. Для идентификации документарного фонда необходимо собрать информацию о происхождении и эволюции производящего организма, начиная с: Дата создания Даты подавления, если применимо Положения, которые изменили структуру сущности Органы, которые предшествовали ей в выполнение аналогичных функций. Организмы, наследующие полномочия. Фонд обычно идентифицируется с файлом, когда документация сохраняется в производящей организации. Однако, когда документация передается другому объекту, она приобретает категорию фонда больше, чем получающая его организация. Фонд имеет юрисдикционное ограничение в отношении учреждения, которое его производит, и хронологическое ограничение, зависящее от жизни фонда. Для каждого фонда требуется независимая организация. В соответствии с административной достоверностью в учреждениях можно найти следующие документарные фонды: Материал составлен: Мэри Луз Лопес Эрнандес, инструктором архивистики. Открытые фонды Документация административных органов, действующих. Закрытые фонды Документация отсутствующих лиц. Документация, собранная Фондами, в течение своей институциональной жизни без накопления каких-либо архивных критериев организации и сохранения. Каждый документарный фонд должен классифицироваться отдельно, поскольку информация о происхождении и эволюции производящей организации относится к каждому фонду. В результате эта документация будет представлять собой закрытые фонды с хронологическим ограничением до даты, когда она была выпущена удаленной организацией, и не должна смешиваться с документами, создаваемыми субъектом, который принимает на себя функции, поскольку они будут частью его собственного документального фильма. Средства исчезнувших лиц по происхождению являются закрытыми фондами с хронологическим ограничением, и их документация не должна смешиваться с данными, полученными от нового юридического лица. Из-за непрерывности функций этот фонд не считается закрытым, он просто меняет свое название и получает открытое лечение. Средства подавленных организмов, которые были переданы организмам, которые с ними произошли, являются, очевидно, закрытыми средствами, но поскольку они теряют свою индивидуальность по причине их связи с новым фондом, они не могут рассматриваться как автономные фонды, а как часть новых средств из-за полезности, которую они предоставляют телу, который их принимает. То есть, они закрыты источником, но открыты для использования. Республика в статье 4, при условии, что Министерство внешней торговли и Министерство экономического развития должны быть объединены и должно быть создано Министерство торговли, промышленности и туризма. Такая же процедура будет применяться для исполнения кредиторской задолженности и бюджетных резервов. Из вышесказанного следует, что при слиянии министерств внешней торговли и экономического развития новый документарный фонд, соответствующий Министерству торговли, промышленности и туризм. В целом для идентификации средств также необходимо учитывать: название фонда соответствует названию лица, производящего его или создавшего его. То, что предприятие имеет юридическое существование. То, что субъект имеет точные, стабильные и определенные атрибуты, соответствующие административному акту, который его создал. Организационная структура Организационная структура представляет собой набор областей и организационных единиц, взаимосвязанных друг с другом, через каналы связи, внутренние декорирующие экземпляры и процессы, установленные организацией, для достижения объективных целей. Организационная структура отражена в организационной структуре, организационной структуре, функциональных руководствах и процедурных руководствах. Органическая структура состоит из уровней полномочий и ответственности, которые сгруппированы по иерархии в административные подразделения, созданные для выполнения конкретных функций. Организационная схема представляет собой графическое представление Органичной структуры объекта. Это отражение лица, производящего документы, потому что оно раскрывает: Разделение функций Иерархические уровни Линии полномочий и ответственности Официальные каналы коммуникации Линейный характер или персонал каждого административного подразделения. Отношение, существующее между различными должностями компании и в каждом отделе или разделе. Организационная схема является основополагающей основой для идентификации разделов и подписей на документы, поскольку классификация является отражением органической структуры организации. Идентификация разделов и поддиапазонов документов. Разделы документа являются подразделениями фонда, идентифицированными с документальным производством административного или функционального подразделения или подразделения учреждения, производящего фонд, который, в свою очередь, может быть подразделен на документальные подписки. Разделы и подразделы соответствуют по порядку единицам более высокого ранга и рабочим группам, в которых они подразделяются. Для определения разделов и подкатегорий документации необходимо: собрать административные акты, с помощью которых организационные изменения юридического лица легализованы, и установить иерархию подразделений, чтобы знать, кто из них имеет управленческий уровень и какой из подчиненных. должен собирать информацию об организационной структуре субъекта путем анализа: Устав. С информацией, представленной каждым из этих элементов. Организационные графики ограничивают документальную группировку, соответствующую Административным актам каждого подразделения создания и подавления фонда. Зависимости Внутренние правила Руководства по функциям Руководства по процедурам После сбора и анализа указанной информации устанавливаются документальные разделы разделов и подсетей с учетом следующего: Секции являются административными подразделениями, которые зависят от первого иерархического уровня сверху вниз, который отображается в организационных схемах каждой организации. Подразделы - это подразделы. Разделы Документарные разделы Подразделы Документальные разделы и подразделы могут быть эквивалентны документообороту офисного файла, ограничены конкретными функциями или действиями и зависят от их действительности, поскольку они не являются стабильными или постоянными, поскольку они модифицируются с помощью организационные изменения. Серия документальных фильмов и сюжетов Термин «термин» относится, согласно словарю, к определенному числу вещей, последовательно упорядоченных и связанных аналогичными отношениями. В архивах документальный сериал представляет собой группу документов, чей элементный элемент состоит в том, что каждый документ является записью той же функции или повторяющейся деятельности в течение относительно длительного времени. То есть, документальные серии идентифицируются с функциями и мероприятиями, разработанными зависимыми для выполнения предлагаемых целей. Помимо отличия друг от друга, функции любого учреждения характеризуются тем, что они выполняются повторяющимся образом, они сохраняются во времени, и они выполняются посредством действий и рутинных процедур, которые становятся административными процедурами, которые регистрируются в документарных единицах, встреча с которыми другие из однородной структуры и содержания составляют документальную серию. Длина ряда зависит от продолжительности выполнения функции и частоты, с которой она выполняется. По этой причине в файле более обширные серии, чем другие. Идентификация серии и подсерии Несколько документарных единиц образуют документальную серию, если они имеют одинаковое функциональное происхождение. То есть они являются продуктами того же органа власти, которые действуют в соответствии с одной и той же административной функцией и отвечают общей процедуре. Каждая документальная серия связана с конкретным предметом, название которого является результатом анализа содержимого документов, собранных вокруг процесса, который их генерирует. Существуют определенные функции, которые определяют основную проблему. Однако процедуры, установленные для административных процедур, могут различаться, в результате чего возникают проблемы, связанные с принципалом. В таких случаях основной предмет может быть подразделен на ряд связанных вопросов, которые должны быть указаны как подразделы. В этом смысле подмножества представляют собой набор документальных единиц, которые являются частью серии, идентифицированной отдельно от этого по конкретным характеристикам и одним или несколькими различными документальными типами, создаваемыми в подобных административных действиях. Данное подразделение отвечает за руководство, контроль, координацию и управление юридическими и юридическими делами Компании. Для выполнения своей задачи он возложил функции, одним из которых является «разработка контрактов, которые должны отмечать компанию и предоставлять юридические консультации для осуществления процесса заключения контракта». При разработке этой функции создается несколько документов, которые должны быть удовлетворены обработкой выпуска, вызвавшей их, что приводит к появлению серии: Контракты. В соответствии с Руководством Договаривающейся Стороны, договор может взиматься лизингом, кредитованием,, консалтинг, дизайн, посредничество, работа, предоставление услуг и поставок, каждый будет иметь свой собственный процесс, который отличает его от других, что приводит к формированию подсерии. Проблемы относятся к конкретному контенту каждого блока документа, который материализует административные процедуры, продвигаемые делегированными подразделениями, для их решения. Следовательно, документы, относящиеся к этому вопросу, должны быть интегрированы в процесс, частью которого они являются. В административных архивах вопросы, обрабатываемые офисами, идентифицируются в назначенных им функциях и записываются в руководства по функциям и процедурам. В накопленных средствах проблемы определяются содержанием документов, через них можно восстановить формы и, следовательно, исходный порядок, в котором они произошли, а также сеть отношений между зависимостями. Через эти дела можно восстановить институциональную историю, с помощью которой можно будет сделать классификацию путем применения архивных принципов происхождения и первоначального порядка. Документарные типы Документарные серии и подразделы являются продуктом собрания документальных единиц, которые возникают как физический результат деятельности, осуществляемой в административных подразделениях, в связи с функциями, возложенными на них. Это просто, когда он составлен одним и тем же документальным типом, он сложный, когда он интегрирован документальными типами различного характера, которые реагируют на последовательность внутри процесса. Типы документа - это запись действий, через которые выполняется функция. Субъект производит отчеты, квитанции, контракты, протоколы, в частности, в ответ на административные, юридические, академические или политические обязательства своего руководства. Разнообразие документальных типов, которые может создавать субъект, зависит от разнообразия функций и видов деятельности, которые ему соответствуют. Название каждого типа документа иногда происходит от имени действия, созданного документом. Однако это не фиксированное правило. Если организация назначена для выполнения своих функций, она будет создавать повестку, повестку дня, минуты. Если вы заказываете: Положения: Законодательство: Законы Если вы платите: Заказы на оплату Если вы заключаете договор: Контракты Пример: Юридический отдел компании - это чистая вода: разрабатывайте контракты, которые должны быть заключены компанией, и предоставляйте юридические консультации для продвижения процесса найма. Выдавать юридические концепции консультаций, которые сформулированы, внутренне или внешне, по конституционным и юридическим функциям того же самого. Таким образом, функция диктующих законов принадлежит Конгрессу Республики; планы оборудования, технические каталоги, технические исследования производятся только техническими организациями. Существуют также документальные типы, общие для нескольких субъектов, поскольку они соответствуют действиям, сходным со всеми из них. К ним относятся платежные поручения, минуты, заявки. Аналогичным образом, в процессе классификации мы обнаруживаем документальные типы, которые относятся к каждому административному разделу и документальным типам, общим для всех или нескольких из них. Поэтому, когда-то сгруппированные в документарных единицах, а затем последовательно, мы будем приводить к общим и конкретным документальным сериям. Материал составлен: Мэри Лус Лопес Эрнандес, инструктором архивов. Как можно заметить, существуют серии и подсерии, которые являются особым административным кададивизом, поскольку они возникают в процессе разработки функций и конкретных действий. Аналогично, существуют серии и подсерии, которые являются общими для всех административных разделов и рядов, общих для нескольких отделов, хотя фонд является частью, каждая из которых независима внутри каждого раздела или подраздела. Опыт позволяет утверждать, что в нашей среде основы классификации, описанные ранее, не всегда соблюдаются, что приводит к дезорганизации, которая превращает файлы в простые депозиты документов. Среди причин, по которым теряется логический порядок, выделяются: Неизвестные сотрудники функций каждого офиса. Отсутствие процедурных руководств. Отсутствие знаний о документах. Прерывание процедур, которые препятствуют своевременному мониторингу дела. Группировка по типам документов: получение корреспонденции, рассылка корреспонденции, счета-фактуры, меморандумы, запросы, записи и другие. Неправильные процессы производства и распространения документации. Отсутствие ясности в отношении различий между основными документами и облегчающими документы. В сводке: Классификация: создание дифференцированных документальных групп Шаг 1: Идентификация производителей Документарный фондФаза 2: Изучение разделов и подразделов органической структуры Шаг 3: Серия функциональных анализов и подсерии Простые и сложные документальные единицы Документальные типыМатериал, составленный: Мэри Луз Лопес Эрнандес, Инструктор архива. Графики классификации фондов - это схемы, которые отражают иерархию и классификацию, предоставляемую стороне, созданной учреждением. В них регистрируются разделы, подразделы, ряды и поддокументы. В таблицах будет столько ящиков, сколько единиц единиц с документами в каждой организации, в соответствии с организационной структурой организации. Каждое производственное подразделение будет идентифицироваться кодом. Важно отметить, что код присваивается зависимостям, принимая во внимание иерархический уровень, который они занимают в структуре объекта; он может быть числовым или буквенно-цифровым в соответствии с тем, что установлено в каждом объекте. Цифры будут образовываться цифрами, которые представляют каждый иерархический уровень. Пример: Управление первой цифрой. Вторая цифра. Разделы и административные единицы более высокой иерархии. Третья цифра. Области, зависящие от разделов. Буквенно-цифровой код будет образован аббревиатурой, определяющей зависимость, за которой следует число, соответствующее каждой серии документальных фильмов. Таблицу классификации, которая должна быть создана, должна отражать институциональную структуру. Он выделяет два уровня: первый идентифицируется со структурой организации и соответствует разделам и подразделам, второй относится к документам серии и подзаголовкам, т.е. собирает свидетельства о деятельности, разработанной каждым агентством. Таблицы классификации должны соответствовать структуре объекта. То есть, всякий раз, когда происходит реструктуризация или внутренняя модификация, кадр должен быть изменен таким образом, что структура имеет свою собственную классификационную таблицу, которая может отражать изменения, которые происходят со временем. Проекты Процессы реструктуризации 141 Эксплуатационная обработка растений 140 Технический отдел отчетов по акведуку и отчетам Канализация Повторное использование сточных вод 142 Управление разделами Выборка и характеристика проектов сточных вод Сточные воды рек, каналы и отклонения для повторного использования 143 Обновление проектов контроля качества Отчеты по очистке воды и контролю качества Отчеты о деятельности Отчеты по управлению 150 Административный отдел 151 Персонал и социальное обеспечение Компетентность в области гигиены труда Профессиональный гигиенический комитет Охрана труда и гигиена труда Материал подготовлен: Мэри Луз Лопес Эрнандес, инструктором архивов. Серии и подсериям присваивается число, следующее за заданным порядком в каждой зависимости, которое добавляется к одному из этих форм кода, распределение которых будет объяснено позже. Материал составлен: Мэри Луз Лопес Эрнандес, инструктором архивистики. . РЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ПАЗАРДЖИК.

Исполнитель: студент гр. №д531з __________ Мусин М.З.

Проверил: к.п.н.,

старший доцент кафедры __________ Васильева О.А.

Набережные Челны - 2015

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация организационно-распорядительных документов

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Рб.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК. 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ОРД является наиболее распространенным видом документации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРД можно классифицировать на четыре группы:

организационно-правовая документация (учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

Информационно-справочная документация, которая, в свою очередь, может быть условно подразделена на:

Оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т. п.);

Справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др.);

Документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).

Внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 в организации предполагает разработку инструкции по документационному обеспечению управления, оформление бланков, проведение учебных занятий с работниками, имеющими отношение к вопросам подготовки документов.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми, что следует истолковывать как требования, допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-92).

Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Основные требования к оформлению документов базируются, прежде всего, на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.

Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов. Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке. Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Текст устава предприятия можно разделить на шесть разделов: общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово-материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами.

Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Положение. Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по «вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная частьдолжна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе...».

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О наложении административного взыскания» и т. п. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие:

НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ, УТВЕРДИТЬ и т. п.

Эти глаголы печатают прописными буквами. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указываются должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимают сотрудника. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируют. Все дела, которые хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок, в соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Приказы оформляются на бланке приказа.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» (РЕШИЛА, РЕШИЛО, РЕШИЛИ), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: ...».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (РЕШИЛИ). При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание - один из основных видов организационных документов, который разрабатывается в соответствии с уставом предприятия. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

1) с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

2) о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом, по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссий должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного: «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т. п. Некоторые виды актов требуют утверждения.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т. п. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем. Реквизиты характеристики: наименование вида Документа, текст, подписи, дата, печать. Текст, как правило, состоит из двух частей: вводной (где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии) и основной (где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками). Завершающая фраза - «Характеристика выдана для предоставления». Характеристику подписывает руководитель предприятия, подпись заверяется печатью. Составляется в двух экземплярах.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве, в настоящее время широко применяемый вид документа. Рекомендуемые реквизиты резюме: название вида документа, дата, фамилия, имя, отчество, почтовый адрес претендента, телефон, текст, подпись. Сначала пишется имя, отчество, фамилия, домашний адрес, телефон, дата рождения. Текст излагается по разделам: образование (сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы), трудовая деятельность (перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы - в обратном порядке. Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста.

Докладная записка - документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст документа должен четко делиться на две части: констатирующей, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация и где излагаются предложения, просьбы.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

предприятие устав договор протокол

2. Практическая часть

Составьте письмо-отказ производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

Директору спецкомбината «Радон»

Иванову А.М.

от производственного объединения

энергетики и электрификации

«Новосибирскэнерго»

Уважаемый Алексей Михайлович!

В настоящее время вынуждены Вам отказать в выдаче бесплатного разрешения на подключение мощностей электроснабжения жилых домов и сообщаем, что подключение к сетям вы можете произвести на платной основе в соответствии с утвержденными тарифами.

С уважением

Директор А.В. Бочаров

Список использованной литературы

1. Камышев Э.Н., Литвинцева Г.Ю. Современное документоведение. Издательство Томского политехнического университета. 2011. 116 с.

2. Спивак В.А. Делопроизводство. СПб.: Питер, 2009. 208 с

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

    Изучение особенностей оформления протокола, документа, фиксирующего ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях. Исследование специфики совещания как жанра делового общения. Анализ разновидностей и основных правил составления актов.

    практическая работа , добавлен 24.12.2014

    Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.

    контрольная работа , добавлен 20.08.2015

    Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

    курсовая работа , добавлен 29.10.2014

    Перечень и характеристика документов личного дела. Анализ правил оформления реквизитов в письме иностранному корреспонденту. Подготовка организационно-распорядительных и справочно-информационных документов. Составление должностной инструкции экономиста.

    контрольная работа , добавлен 15.01.2015

    Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

    контрольная работа , добавлен 24.03.2014

    Определение назначения, характеристика стилей составления и изучение основных правил оформления резюме. Описание образца составления резюме и изучение основных правил составления сопроводительного письма к нему. Грамматические рекомендации к резюме.

    контрольная работа , добавлен 18.09.2014

    Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.

    контрольная работа , добавлен 23.03.2011

    контрольная работа , добавлен 27.10.2014

    Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

    курсовая работа , добавлен 09.11.2012

    Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

а) К организационным документам относятся: уставы, положения, инструкции, договор.

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами.

Например: Устав добровольного спортивного общества, устав железных дорог, ветеринарный устав и т.д. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами и подлежат государственной регистрации в установленном порядке.

Положения - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства.

Например: Общее положение о министерствах, структурного подразделения. Положения регламентируют деятельность должностных лиц. Индивидуальные положения создаются на основе типовых, они разрабатываются ми утверждаются вышестоящими органами управления. Положения и уставы являются сложными документами.

Инструкции - это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например приказов).

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Текст разделяется на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Начинается инструкция разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер, в ней используются распорядительные слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется». Текст инструкции излагается от 3-го лица. На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция. Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем

Договор - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

б) К наиболее распространенным видам распорядительных документов , издаваемых в организациях, относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый вышестоящими и центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием. Виды приказа: по основной деятельности (они регистрируются отдельно от приказов по личному составу). Приказы по основной деятельности издаются для исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указать сроки (дату) исполнения действий.

Текст приказа состоит из 2-х частей : констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа.

Текст распорядительной части имеет повелительную форму изложения и начинается словами «приказываю».

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруется арабскими цифрами. В приказах по личному составу отражаются вопросы приема, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Оформляются приказы на специальном бланке или общем бланке организации и вступает в силу с момента его подписания. Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, с руководителями структурных подразделений.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения издают руководители по вопросам частного характера, составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями по вопросам информационно-методического характера.

Ключевыми словами в тексте указания могут быть: «обязываю» или «предлагаю».

в) К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, заявление, протокол, телеграммы, телефонограммы.

Справка - документ, в котором дается описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делятся на 2 группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера и справки выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживании и т.п.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Делятся они на внутренние (подписывается составителем), и внешние (подписывается руководителем), адресуется в вышестоящие инстанции.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.). Оформляются на общем бланке учреждения, текст документа должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе. Оформляется на общем бланке. Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть и выводы. В введении указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи, существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией Фактов. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Письмо - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.

Виды писем: сопроводительное, письмо-просьба, письмо-напоминание, письмо информационное, рекламное письмо и т.д.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Виды: простые и сложные.

Простое заявление включает в себя один вопрос. Сложное заявление два или несколько вопросов с развернутой мотивировкой и перечнем документов, подтверждающих содержание текста.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Виды: простые (краткие), сложные (полные).

Простой протокол состоит из 2-х частей: «Слушали», «Постановили».

Текст сложного протокола состоит из 3-х частей: «Слушали», «Выступили», «Постановили».

Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной части указывается: фамилии присутствующих, отсутствующих, фамилии приглашенных, а также повестка дня со всеми вопросами на повестке дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Протокол подписывается председателем и секретарем.